Руководство пользователя

Начало работы

После установки система Эксперт-ФМ работает в демонстрационном режиме.  Чтобы активировать функции работы с ЭЦП и отправки информации в финмониторинг, вам необходимо скопировать файл с кодом активации (Expert-FM.lic) в папку C:\Expert-FM. Этот файл можно скопировать и в другую папку, указав ее в настройках программы. Детальную информацию о режиме работы системы можно посмотреть, выбрав пункт меню Помощь \ О программе.

Карточка организации (1-ФМ)

Для работы в системе Эксперт-ФМ необходимо заполнить данные по организации и ответственному сотруднику. Эти данные можно будет отправить в форме 1-ФМ в электронном виде в Госфинмониторинг. Выберите пункт меню Реестр \ Карточка организации (1-ФМ).


Откроется форма Карточка организации. В ней можно завести несколько карточек организаций. Это требуется когда есть филиалы и ответственный сотрудник головного офиса подает за них форму 1-ФМ в Госфинмониторинг. 

ВНИМАНИЕ: Первая добавленная организация будет головным офисом, все последующие - филиалами. Чтобы добавить карточку организации, необходимо в панели инструментов нажать кнопку Добавить.

Откроется форма, в которой вводятся все данные по организации. В дальнейшем для формирования и отправки формы 1-ФМ, достаточно будет изменить только необходимые данные в карточке организации или добавить новый приказ по ответственному сотруднику. Если подвести курсор мыши к любому полю ввода данных, то появится всплывающая подсказка, с дополнительной информацией по заполнению этого поля.


На закладке Адрес задается фактический и юридический адрес организации или ее филиала. Если фактический и юридический адреса совпадают, достаточно нажать кнопку Копировать данные, чтобы заполнить данные по юридическому адресу.


После ввода данных по организации, необходимо добавить информацию по ответственному сотруднику.


После заполнения данных по ответственному сотруднику, перейдите на закладку Приказы по ответственному сотруднику.


На этой закладке регистрируются все приказы по ответственному сотруднику: назначение, временное замещение, увольнение.


После ввода всех данных, нажмите кнопку Применить, чтобы сохранить данные.


Чтобы отправить форму 1-ФМ в Госфинмониторинг, щелкните правой кнопкой мыши на карточке организации и выберите пункт меню Отправить в Госфинмониторинг.


Откроется диалоговое окно для подготовки формы 1-ФМ. В верхнем выпадающем списке доступны все карточки организаций и филиалов. В выпадающих списках приказов перечислены только сотрудники, которые зарегистрированы для выбранной организации. Если кнопка выбора вида приказа неактивна - это значит, что для выбранной  организации не введены данные по данному виду приказов. Достаточно вернуться в форму с карточками организаций, открыть карточку организации на редактирование, выбрать ответственного сотрудника и добавить для него необходимый приказ.

Если выбрать переключатель Прекращение деятельности СПФМ, то в поле [100] формы 1-ФМ (вид субъекта) будет записан специальный код 0000. В этом случае,  будет доступен для выбора только один вид приказов - Увольнение ответственного сотрудника. Чтобы проинформировать Госфинмониторинг о возобновлении деятельности организации, достаточно подать форму 1-ФМ с информацией по назначению ответственного сотрудника.

Создание формы 1-ФМ осуществляется при нажатии на кнопку ОК, которая становиться доступной, когда заполнены все необходимые поля.


Чтобы посмотреть форму 1-ФМ перед ее формированием и отправкой, нажмите кнопку Просмотр. Откроется окно веб-браузера, в котором можно посмотреть и распечатать форму 1-ФМ.


После проверки формы 1-ФМ, нажмите кнопку ОК и нажмите кнопку Да в появившемся окне с подтверждением отправки этой формы 1-ФМ в Госфинмониторинг.


Откроется окно считывания секретного ключа. Выберите носитель, на котором хранится секретный ключ, введите пароль и нажмите кнопку Зчитати.


Будет сформирован и записан на диск файл с формой 1-ФМ для отправки в Госфинмониторинг. В нижней части главной формы системы Эксперт-ФМ, есть удобный индикатор Исходящие. Когда есть файлы на отправку в Госфинмониторинг, на этом индикаторе показывается их количество и сам текст отображается жирным шрифтом. Если щелкнуть мышкой на этом индикаторе, то откроется проводник Windows в папке, где находятся файлы на отправку. Обычно это папка C:\Program Files\Expert-FM\Mail\Outbox. 

Нажмите кнопку Да в появившемся окне с запросом подтверждения отправки сформированного файла по электронной почте в Госфинмониторинг.


Появится форма с информацией по отправке подготовленных файлов в Госфинмониторинг. После того как данные успешно отправлены в Госфинмониторинг, индикатор Исходящие изменится - в скобках опять будет отображаться 0 (ноль) и текст будет отображаться обычным шрифтом.


Чтобы распечатать формы 1-ФМ, отправленные ранее в Госфинмониторинг, а также информацию о том, что они успешно приняты в Госфинмониторинге, выберите пункт меню Обмен данными \ Архив файлового обмена.


В открывшейся форме, выберите необходимый файл и нажмите кнопку Сформировать отчет в панели инструментов. Откроется окно веб-браузера с отчетом по выбранному файлу.


Госфинмониторинг обрабатывает файлы от субъектов первичного финансового мониторинга два раза в день в 12:30 и 16:30. Сформированные файлы-квитанции отправляются по электронной почте. Чтобы обработать  полученные квитанции, выберите пункт меню Обмен данными \ Обработать файлы из Госфинмониторинга.


Если в папке Входящие нет файлов-квитанций, система Эксперт-ФМ предложит проверить ящик электронной почты.


Откроется форма с информацией об обработке ящика электронной почты.


Если будут получены новые файлы от Госфинмониторинга, появится окно с запросом подтверждения на обработку полученных файлов. При этом второй индикатор Входящие, покажет количество полученных файлов.


В появившемся окне обработки файлов от Госфинмониторинга, отображаются название файла, его описание, дата создания и размер. Нажмите кнопку Обработать, чтобы начать обработку. После того как файл обработан, в форме отображается статус его обработки, а сам файл перемещается в архив (папку C:\Program Files\Expert-FM\Mail\Archive).


Чтобы посмотреть и распечатать информацию по квитанции из Госфинмониторинга, необходимо выбрать пункт меню "Сервис / Транспортные файлы" кликнуть правой кнопкой мыши на необходимом файле (3-ФМ, 5-ФМ) и в контекстном меню выбрать пункт меню "Сформировать отчет". Откроется окно веб-браузера с детальным отчетом по квитанции. Чтобы распечатать квитанцию выберите соответствующий пункт меню в веб-браузере или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+P. В отчете будет указан код обработки и его описание. Расшифровку кодов обработки можно посмотреть в справочнике, который доступен в меню "Сервис / Справочники / Коды обработки файлового обмена (K_DFM15)".

Регистрация финансовой операции (2-ФМ)

Выберите пункт меню Реестр \ Реестр финансовых операций и в появившейся форме нажмите кнопку Добавить. Откроется форма для регистрации финансовой операции.

Эксперт-ФМ. Регистрация финансовой операции

Введите все необходимые данные по операции, кодам обязательного и внутреннего мониторинга, участникам и нажмите кнопку Применить. При сохранении данных будет выполнена их проверка, и в случае наличия ошибок будет предложена возможность сразу их исправить либо сохранить данные как есть, с возможностью исправить их позже. Пока финансовая операция не добавлена в реестр ее можно редактировать и удалить. При добавлении финансовой операции в реестр, проверка корректности данных будет выполнена еще раз автоматически и система не даст внести в реестр ошибочные данные.

Добавление финансовой операции в реестр

Чтобы добавить финансовую операцию в реестр, необходимо щелкнуть на ней правой кнопки мышки и в появившемся контекстном меню выбрать пункт Действия над операцией \ Добавить в реестр.


В появившемся окне подтверждения, нажмите кнопку Да.


Следующий шаг простой, но очень важный, поэтому к нему нужно отнестись внимательно. Если вы ранее НЕ РЕГИСТРИРОВАЛИ данных о финансовых операциях в реестре, то начните нумерацию с 1. Если вы ранее РЕГИСТРИРОВАЛИ финансовые операции в бумажном реестре, то введите в этой форме номер следующей операции.

Если отправить  уведомления с номером финансовой операции, которая уже была ранее принята Госфинмониторингом на учет, то в ответ вы получите от Госфинмониторинга файл-квитанцию с кодом ошибки 1102 (Операція з таким номером в реєстрі вже існує). После этого финансовую операцию в реестре придется аннулировать, изменить ее номер и повторно отправить ее в Госфинмониторинг.

Поэтому, в окне выбора номера первой операции в реестре, кнопка ОК первые 30 секунд недоступна, чтобы вы могли внимательно прочитать сообщение и ввести правильное значение.

Отправка данных в Госфинмониторинг (4-ФМ)

Откройте реестр финансовых операций и щелкните правой кнопкой мыши на операции, которую необходимо отправить в финмониторинг. В появившемся контекстном меню выберите пункт Действия над операцией \ Подготовить к отправке. У финансовой операции изменится статус с Добавлена в реестр на Подготовлена к отправке. Вы можете отметить так несколько операций. Если вы ошиблись или передумали отправлять финансовую операцию в финмониторинг, выберите пункт меню Отменить отправку операции.


Для того чтобы сформировать файлы для отправки в финмониторинг выберите пункт меню Отправить в Госфинмониторинг. В файл будут включены только операции со статусом Подготовлена к отправке.


В появившемся окне вы можете еще раз проверить список финансовых операций, которые будут отправлены в Государственную службу финансового мониторинга Украины. Чтобы посмотреть детальную информацию по финансовой операции, выделите ее и нажмите кнопку Свойства или клавишу F2. Нажмите кнопку ОК, чтобы продолжить.


Откроется окно инициализации системы криптозащиты, которая используется для наложения ЭЦП и шифрования данных. Выберите носитель, на котором у вас хранится секретный ключ, введите пароль и нажмите кнопку Считать.


Далее система Эксперт-ФМ сформирует необходимые файлы. Все файлы будут зашифрованы с помощью сертифицированной СБУ системы криптозащиты. Поэтому их можно отправлять по открытым каналам электронной почты и быть полностью уверенным в конфиденциальности данных. Расшифровать эти данные смогут только в Государственной службе финмониторинга Украины. Чтобы отправить информацию в Госфинмониторинг выберите пункт меню Обмен данными \ Электронная почта \ Отправить в Госфинмониторинг или Отправить и Получить. Откроется форма обмена данными и сразу начнется передача файлов по электронной почте.


Для отправки файлов используется встроенная в Эксперт-ФМ почтовая подсистема. Однако можно использовать для обмена данными по электронной почте и любой почтовый клиент (Outlook, GMail, ...). Зашифрованные и готовые к отправке файлы помещаются в папку C:\Program Files\Expert-FM\Mail\Outbox. И вы можете самостоятельно отправлять почтовые сообщения в финмониторинг с прикрепленными файлами. Открыть папку с подготовленными файлами вы можете нажав кнопку-индикатор Исходящие в панели статуса главного окна. Более подробно о почтовых реквизитах, которые используется для взаимодействия с финмониторингом написано в разделе Настройка электронной почты.

Настройка электронной почты

Параметр "Папка для обработки файлов" определяет место на диске, где для обмена данными с Госфинмониторингом, автоматически создается следующая структура папок:
  • Mail
    • Inbox (Входящие) - папка, в которую помещаются все файлы, которые присылает Госфинмониторинг.
    • Outbox (Исходящие) - в эту папку помещаются все файлы готовые к отправке в Госфинмониторинг.
    • Archive (Архив) - сюда перемещаются все обработанные файлы из папок Inbox и Outbox.
    • Temp (Временные) - папка для временных файлов.

Обмен данными с финмониторингом осуществляется по электронной почте. В Эксперт-ФМ есть возможность настроить отправку и получение данных непосредственно из программы. Для этого необходимо выбрать пункт меню Сервис \ Настройки и задать параметры подключения к POP3 и SMTP серверам. Параметры подключения для почтовых серверов, которые установлены в вашей компании, может подсказать ваш системный администратор. Вы также можете использовать почтовый ящик на любом из почтовых сервисов Gmail, Ukr.net, ... Это примеры настроек для некоторых почтовых сервисов.

Для отправки данных из системы Эксперт-ФМ в Государственную службу финансового мониторинга Украины используется адрес электронной почты fm39034634@sdfm.gov.ua. Этот адрес электронный почты закреплен Госфинмониторингом для обмена данными с системой Эксперт-ФМ.

СОВЕТ: Не все почтовые сервера при отправке сообщений оставляют их в исходящей почте (Ukr.net не сохраняет, Gmail - сохраняет). Чтобы иметь возможность контролировать какие файлы были отправлены из системы Эксперт-ФМ, отметьте флажок Отправлять копию и введите адрес электронной почты.

Установка обновлений

Система Эксперт-ФМ автоматически раз в день проверяет наличие обновлений через интернет. И когда выходит новая версия, выдается сообщение об этом.

Доступно обновление Эксперт-ФМ

Нажмите кнопку "Да". Откроется окно веб-браузера с информацией о новых функциях и изменениях в новой версии и ссылкой на загрузку обновления. Скачайте файл с обновлением и запустите его на выполнение.

ВНИМАНИЕ: Если вы работаете на компьютере с ограниченными правами учетной записи, попросите установить обновление вашего системного администратора.
Сам процесс установки обновления очень простой и состоит из двух шагов.

Первый экран мастера установки обновления Эксперт-ФМ

Нажмите кнопку "Далее > " в появившемся окне с информацией об обновлении.

Эксперт-ФМ. Обновление готово к установке

Мастер установки обновлений выполнит все необходимые проверки и покажет окно с информацией о том, что все готово для установки обновления. Нажмите кнопку "Установить" и дождитесь окончания установки обновления.

При следующем запуске, система Эксперт-ФМ выдаст сообщение о необходимости обновления базы данных.

Обновление базы данных

Нажмите кнопку "Обновить" и дождитесь завершения процесса обновления базы данных. Это займет всего несколько секунд.

Завершено обновление базы данных